Valtuustoaloitteessani esitän, että kaupungissa selvitetään pikaisesti sijaisrekrytointijärjestelmän toimivuutta kuulemalla sekä esimiehiä että sijaisina toimivia järjestelmän kehittämisessä. Käydään läpi sijaisjärjestelmän prosessi ja ryhdytään tarvittaviin toimenpiteisiin, jotta sijaisten saaminen helpottuu ja palvelee palvelutuotantoa. Varmistetaan kelpoisten työntekijöiden riittävyys myös sijaisuuksissa. Ja kehitetään työsopimuksen ja sijaisrekisterin tietojärjestelmät yhteensopiviksi.
Tampereen kaupungilla on käytössään sijaisrekisteri, jonka tehtävänä on mm ylläpitää sijaisrekrytointijärjestelmää ja varmistaa mm rikosrekisterin tarve. Tämä järjestelmä on toimimaton ja sijaisten saaminen tämän järjestelmän kautta onkin erittäin vaikeata eli sijaisia ei kovin helposti saada järjestelmän kautta. Järjestelemässä pääsee katsomaan ketkä sijaisrekisterissä olevat ovat vapaana ja hakemaan työntekijöitä eripituisiin sijaisuuksiin. Järjestelmässä lähetetään tekstiviesti valituille sijaisille. Ongelma on se, että vaikka rekisterissä on henkilöitä merkinnällä ”vapaa”, niin tosiasiassa ei juuri koskaan kukaan vastaa ja reagoi viesteihin. Tiedot, eivät ole ajan tasalla. Siksipä esimiehillä on yleensä omat sijaislistansa. Esimiesten sijaislistatkin sijaisten onneksi lyhenevät, mutta sijaisrekryssä nimiä on, mutta heihin ei saa yhteyttä.
Esimies ei ehdi päivittämään sijaisrekisteriä sijaisen saadessaan. Siksi olisikin oleellista, että kaupungin eri tieto-ohjelmat toimisivat keskenään eli kun sijaiselle laaditaan työsopimus, pitäisi järjestelmästä mennä tieto myös sijaisrekisteriin, jotta kyseisen sijaisen osalta voitaisiin heti todeta minkä ajan hän on töissä. Tämä olisi tehokasta ja säästää niin esimiesten kuin sijaisten työaikaa (eli ei tarvitse tehdä merkintöjä rekisteriin erikseen). Sijaisrekisteriä pitäisi myös säännöllisesti käydä läpi ja poistaa henkilöt, jotka eivät tosiasiassa ole käytettävissä.
Lakisääteisissä, tietyn kelpoisuuden omaavissa tehtävissä on oleellista saada pätevä työntekijä. Onkin erittäin huolestuttavaa, että kaupungissa, jossa esim. koulutetaan lastentarhanopettajan tehtäviin sekä yliopistossa että ammattikorkeassa, ei riitä lastentarhanopettajan kelpoisuuden omaavia sijaisia pidempiinkään sijaisuuksiin. Kaupungin pitäisikin ryhtyä toimiin, että niissä työtehtävissä missä on sijaispulaa, lisättäisiin vakituisten varahenkilöiden palkkaamista. 
VASTAUS aloitteeseen 19.2.2018 Kaupunginvaltuustossa.
Aloite ei vastannut kaikkiin aloitteessa oleviin kohtiin ja aloitteen vastaus ei muutenkaan ollut kovin hyvä. Täytyy palata asiaan uudelleen.
Vastaus: Perustelut
Sosiaalidemokraattisen puolueen kaupunginvaltuutettu Anne Liimola sekä 19 muuta valtuutettua esittävät valtuustoaloitteessaan, että kaupungissa tulisi selvittää pikaisesti sijaisrekrytointijärjestelmän toimivuus ja kehittää sitä kuulemalla sekä esimiehiä, että sijaisia. Sijaisjärjestelmän prosessi tulisi käydä läpi ja ryhtyä toimenpiteisiin, jotta sijaisten saaminen helpottuisi ja prosessi palvelisi paremmin palvelutuotantoa. Työsopimuksen ja sijaisrekisterin tietojärjestelmät tulisi kehittää yhteensopiviksi.
Nykyinen keskitetty Sijaistenhallintajärjestelmä on ollut käytössä vuodesta 2007.
Tampereen kaupungin rekrytointi ylläpitää keskitettyä sijaisrekrytointia ja Sijaisrekisteri-järjestelmää. Rekrytointi haastattelee sijaisehdokkaat, tarkistaa kelpoisuudet ja hyväksyy sijaiset rekisteriin hakijaksi. Esimiehet etsivät sijaisia järjestelmästä ja ilmoittavat avoimista sijaisuuksista järjestelmän kautta.
Järjestelmän toiminta perustuu siihen, että sijainen merkitsee käytettävyyskalenteriinsa vapaaksi vain ne päivät, jolloin on valmis ottamaan sijaisuuksia vastaan, ja siihen, että esimies merkitsee sijaisen kalenteriin ajanjakson, jolloin hän on varannut sijaisen töihin, jolloin muut eivät voi varata samaa sijaista. Vain käytettävänä olevat sijaiset saavat työpaikkatarjouksia ja esimies löytää helposti sijaisen tehtävään. Rekrytointi kouluttaa ja ohjeistaa sekä muistuttaa käyttäjiä eli sijaisia ja esimiehiä ylläpitovastuusta, mutta käytännössä tietojen ylläpito ja varausten lisääminen unohtuu siitä huolimatta.
Joulukuussa 2016 käynnistettiin rekrytointijärjestelmien kehittämisprojekti, jonka myötä kaupungin rekrytointijärjestelmät oli tarkoitus uudistaa ja kilpailuttaa. Järjestelmäprojektissa kuultiin sekä hakijoita että esimiehiä. Käyttäjille tehtiin palautekysely ja eri toimintayksiköiden esimiesten kanssa pidettiin yhteistyöpalavereja ja saatiin esimiesten toiveita uudelle järjestelmälle ja sijaisten rekrytoinnille. Esimiehiltä saadun palautteen perusteella esimiehet ovat kokeneet valtuustoaloitteessa esitetyn mukaisesti suurimpana haasteena sen, etteivät sijaiset päivitä käytettävyystietojaan riittävästi, vaan monesti eteen tulee tilanne että rekisterissä vapaana ollut sijainen ei ole voinutkaan ottaa työtä vastaan. Vastaavasti hakijoiden kohdalla eniten haastetta on aiheuttanut se, ettei heidän työssäolostaan ole tehty esimiehen toimesta varausmerkintä ja työtarjouksia on tullut ko.alalta muilta työn tarjoajilta.
Rekryjärjestelmäprojekti päätettiin keskeyttää 31.12.2017 maakuntauudistuksen tuomien muutosten ja aiempien ennakoimattomien vaikutusten vuoksi. Sen sijaan nykyistä sijaisrekisterijärjestelmää kehitetään projektin puitteissa. Tavoitteena on selvittää, mitä projektissa tehdyistä määrittelyistä uudelle järjestelmälle pystytään teknisesti toteuttamaan nykyiseen järjestelmään. Tällä tavoin kehitetään nykyistä järjestelmään eri käyttäjäryhmiä paremmin palvelevaksi.  Esimerkiksi liittymän rakentamista HR-järjestelmän ja sijaisrekisterin välillä selvitetään. Tiedon liikuminen järjestelmien välillä vähentäisi varausten merkitsemiseen kuluvaa ajankäyttöä ja tietojen ajantasaisena pitämistä.
Rekrytointijärjestelmäprojektissa on kuultu sekä hakijoita että esimiehiä. Käyttäjille tehtiin palautekysely ja eri toimintayksiköiden esimiesten kanssa on pidetty yhteistyötapaamisia ja saatu esimiesten toiveita uudelle järjestelmälle ja sijaisten rekrytoinnille jatkossa. Tampereen kaupungin työntekijöiden yhteiseen sähköiseen työtilaan on projektin toimesta tallennettu kaikki uuden järjestelmän toiminnalliset määrittelyt ja avattu keskustelut, joihin on vapaa pääsy kaikilla sijaisrekisterin käyttäjillä. Tätä kautta on annettu mahdollisuus jokaiselle käyttäjälle tutustua määrittelyihin ja kertoa omia kommentteja ja palautetta.
Esimiespalautteen perusteella esimiehet ovat kokeneet valtuustoaloitteessa esitetyn mukaisesti suurimpana haasteena sen, etteivät sijaiset päivitä käytettävyystietojaan riittävästi, vaan monesti eteen tulee tilanne että rekisterissä vapaana ollut sijaisen tilanne on muuttunut eikä hän ole voinut ottaa työtä vastaan. Vastaavasti hakijoiden kohdalla eniten haastetta on aiheuttanut se, ettei heidän työssäolostaan ole tehty työnantajan toimesta varausmerkintää ja  työtarjouksia on tullut ko. ajalta muualtakin.
Hakijoita muistutetaan omien hakutietojen ylläpitovastuusta haastatteluissa. Esimiehille järjestettiin sijaisrekisterikoulutusta viimeksi syksyllä 2017 järjestelmän käyttöön, jotta järjestelmän hakutoimintoja osattaisiin hyödyntää entistä paremmin ja esimies löytäisi järjestelmästä hakujensa mukaisen sijaisen. 
Päätösehdotus oli
Esittelijä
Juha Yli-Rajala, Konsernijohtaja, Juha.Yli-Rajala@tampere.fi
Esitetään valtuuston päätettäväksi:
Anne Liimola ym. valtuustoaloite ja siihen annettu lausunto merkitään tiedoksi.
Aloite ei anna aihetta muihin kuin lausunnossa esitettyihin toimenpiteisiin.
Päätös
Päätösehdotus hyväksyttiin 29.1.2018 kaupunginhallituksessa.